Как оптимизировать работу HR-отдела с помощью CRM-систем

В наших реалиях CRM-система — эффективный инструмент не только для отделов продаж и маркетинга, использовать ее возможности себе на пользу могут и HR-специалисты.

Юлия Пьянкова, руководитель юнита CRM и Интеграций Комплето, рассказала, как автоматизировать работу с вакансиями и онбординг сотрудников и консолидировать внутренние бизнес-процессы HR-менеджеров в одной системе.

Автоматизация работы с вакансиями

Поиск сотрудника — не только размещение вакансии, это масштабный труд с пулом прикладных задач, который требует времени и сил HR-специалистов.

Если все процессы выполнять вручную, то можно столкнуться с целым рядом трудностей:

• трудности с отслеживанием этапов кандидатов. Вручную сложно вести актуальные статусы по всем кандидатам, что приводит к потере данных и задержкам. Часто сопроводительное письмо, резюме, документы от соискателя находятся в разных местах. Оперативно собрать их для архива и бухгалтерии проблематично;
• разрозненность данных. Резюме и комментарии хранятся в разных местах (почта, таблицы), что замедляет процесс отбора;
• ручная сортировка резюме. Поиск нужного кандидата занимает много времени, когда каждый документ нужно просматривать вручную;
• отсутствие автоматизированных напоминаний. Слежение за важными датами, сроками увеличивает вероятность пропустить критические этапы;
• сложности с отчетностью. Сбор статистики по закрытым и текущим вакансиям требует много времени и часто делается в ручном режиме. Сколько вакансий закрыли, сколько собеседований провели, сколько откликов получили — всю эту информацию приходится собирать «руками», что отнимает много времени.

Хорошая новость — все эти задачи можно автоматизировать.

Как можно автоматизировать процессы по новой вакансии

Облегчить задачи HR-специалисту можно на каждом этапе воронки рекрутинга.

Воронка рекрутинга — пошаговый процесс найма, включающий все этапы взаимодействия соискателей с компанией от отклика до трудоустройства или даже до момента адаптации.

Рассмотрим все этапы с внедренной автоматизацией.

1. Инициирование заявки на новую вакансию.

   Руководитель отдела запускает бизнес-процесс и заполняет форму в CRM, где указывает основные параметры вакансии: должность, отдел, требования, бюджет на зарплату, сроки поиска. В CRM создается карточка заявки на вакансию, а уведомление в первую очередь видит HR-менеджер.

   

   Изображение из архива автора

2. Публикация вакансии.

   HR-специалист формирует и размещает вакансию на различных платформах: специализированных сайтах, социальных сетях, внутреннем портале. На этом шаге можно интегрировать CRM с карьерными порталами, а также автоматизировать получение отчетов о статусе кандидата.

   Например, можно интегрировать CRM с сайтом hh.ru, и HR будет видеть входящие отклики в системе: так можно работать в одном окне, не переключаясь на сторонние ресурсы, что позволит экономить время и с удобством отбирать подходящего кандидата.

   Во многих компаниях собеседование проходит в несколько этапов: собеседование с представителем HR-отдела, выполнение тестового задания, беседа с руководителем отдела, которые расписаны в рекрутинговой воронке. В CRM HR-менеджер может передвигать карточки с кандидатами или вакансиями по нужным этапам.

   

   Изображение из архива автора

   Удобно, что в карточку вакансии можно подтягивать несколько кандидатов, добавлять и удалять поля, полностью кастомизируя ее под нужды компании.

И уже после закрытия вакансии, она переходит в другую воронку по онбордингу сотрудника.

Онбординг сотрудников

Онбординг — это процесс адаптации сотрудника на новом рабочем месте, продолжительность которого может колебаться от месяца до года в зависимости от корпоративной культуры компании.

Мы выделили сложности, с которыми сталкиваются HR-менеджеры:

• сложность отслеживания прогресса. Без автоматизации сложно мониторить, на каком этапе находится новый сотрудник, какие задачи выполнены, а какие — упущены. В итоге возникают ошибки или задержки;
• непоследовательность онбординга. Каждый сотрудник проходит адаптацию по разному, отследить вручную прогресс крайне сложно. Отсутствие единого стандарта приводит к неравномерному уровню вовлеченности и обученности новых сотрудников;
• увеличение нагрузки на HR и руководителей. Процесс требует постоянного внимания со стороны HR-специалиста: контроль за каждой мелочью, ответы на вопросы, подготовка документов. Это создает дополнительную нагрузку, особенно при массовом наборе.

Важно, чтобы каждый сотрудник знал, что ему необходимо делать, в первый день, неделю, месяц. Часто из-за невозможности адаптироваться наблюдаются быстрые увольнения, особенно «побеги» в первые дни свойственны молодому поколению, которому важен комфорт на рабочем месте.

Разберем, как может помочь CRM на разных этапах.

1. Подготовка до выхода сотрудника.
   • Сбор документов и подписание договора. CRM-систему можно использовать для автоматических напоминаний сотруднику о предоставлении документов. Например, отправить шаблонное письмо с инструкциями по подписанию договора через электронную подпись;
   • Настройка рабочего места. Сюда относится запуск задачи для IT-отдела в CRM с деталями настройки оборудования и создания учетных записей в корпоративных системах;
   • Оповещение команды. Создание автоматических уведомлений в CRM для команды, включая сообщения в корпоративные чаты о новом сотруднике и его роли.
2. Обучение и адаптация.

   CRM может интегрироваться с системами обучения (LMS) и автоматически присваивать курсы новым сотрудникам, отправлять им уведомления о необходимости прохождения и отслеживать их прогресс.

В этом году юниты Комплето обучили несколько потоков стажеров. Хотим отметить, что даже в одном потоке стажеры показывали разную скорость продвижения по программе. Просто запомнить уровень прохождения каждого весьма проблематично, поэтому облегчаем себе процессы с помощью базы знаний в Wiki-программе:

Изображение из архива автора

Наш HR-менеджер следит за каждым сотрудником: на каком он уроке, какие экзамены сдал и какие ошибки допустил. При этом у нее нет необходимости каждый день отправлять материалы для обучения, что экономит ее время на рутинных процессах и позволяет его тратить на более творческие задачи.

Оптимизация внутренних бизнес процессов

В каждой компании сотрудники могут уйти на больничный, в отпуск или декрет. Эти действия сопряжены с многими процессами, на которые уходит большое количество временных ресурсов.

Но и здесь CRM-система может помочь.

1. Отпуска. Оптимизация:
   • автоматизированные формы. Сотрудники заполняют заявление на отпуск через электронную форму в CRM, которая автоматически проверяет корректность данных и отправляет запрос на одобрение руководителю. У нас в Комплето после апрува уходит уведомление и задача бухгалтеру о начислении отпускных и сотруднику о необходимости отметить даты в календаре, чтобы коллеги знали о его отсутствии и не ставили встречи в это время;
     

     Изображение из архива автора

   • уведомления и напоминания. CRM автоматически уведомляет руководителя о новой заявке и создает напоминания о необходимости проверки;
   • интеграция с календарем. Интеграция с корпоративным календарем позволяет автоматически обновлять график отпусков и замещения.
2. Больничные. Здесь CRM помогает и с аналитикой: если сотрудник часто уходит на больничный, может, стоит предложить ему длительный отпуск, а если заметно нежелание выполнять свои обязанности, вероятно, будет правильнее попрощаться. Оптимизация:
   • цифровое уведомление. Сотрудник заполняет заявление о больничном и прикладывает справку через CRM:
     

     Изображение из архива автора

   • автоматические уведомления. CRM автоматически отправляет уведомления руководителю, HR и бухгалтерии о больничном;
   • задачи на замещение. Система автоматически создает и назначает задачи по замещению на период отсутствия сотрудника. Для компании крайне важная механика: для корректного выполнения процессов необходимо оперативное выполнение задач.
3. Декрет. Оптимизация:
   • электронные документы. Заявление на декрет и медицинские справки можно подавать через CRM, что упрощает сбор и хранение информации;
   • автоматизация расчетов. CRM автоматически уведомляет бухгалтерию и вычисляет декретные выплаты;
   • планирование замещения. Система автоматически создает задачи для замещения и уведомляет коллег о необходимости покрытия обязанностей. Самое важное, что эти бизнес-процессы после окончания не исчезают, а сохраняются в журнале, их можно изучить в любое время и найти необходимые данные.
   

   Изображение из архива автора

4. Смена должности и изменение оклада. Оптимизация:
   • автоматизация запроса. Заявление на повышение или перевод подается через CRM с автоматической передачей на согласование:
     

     Изображение из архива автора

   • план адаптации. CRM автоматически создает план адаптации и назначает задачи по обучению нового сотрудника. Для HR-менеджера эта функция важна: легко запланировать встречу с сотрудником по обсуждению новых задач, его ощущений, ожиданий и планов на новой должности;
   • отслеживание прогресса. Система автоматически отслеживает и оценивает прогресс сотрудника.
5. Увольнение. Неприятный процесс, который тоже требует внимания и корректной обработки документации. Оптимизация:
   • электронное заявление, если работаете с электронными трудовыми книжками. Заявление об увольнении подается через CRM, и система автоматически уведомляет всех заинтересованных лиц;
   • Автоматизация расчетов. CRM автоматически передает данные в бухгалтерию для расчета компенсаций;
   • закрытие задач. Система автоматически создает задачи по завершению всех рабочих вопросов и обновляет кадровые данные.

Автоматизация — важный шаг к повышению эффективности

Поиск сотрудников, отслеживание их статуса, онбординг, взаимодействие отделов по HR-процессам — все это можно оптимизировать и облегчить с помощью автоматизации, а при консолидации CRM с системами аналитики можно выявить слабые места в HR-стратегии и нивелировать их.

Кстати, подсказать, как выстроить процесс рекрутинга в CRM и автоматизировать его, всегда готовы наши специалисты.