Нет времени объяснять — как провести конференцию, когда все идет не по плану

Стартовали с поиска партнеров-соорганизаторов и формирования программного комитета. В первую очередь мы обратились к давним друзьям, с которыми уже не один раз проводили совместные онлайн-активности. Одна из таких совместных инициатив с другими агентствами — чат поддержки для бизнеса, организованный весной 2022 года после всем известных событий. Так мы оказались в одной команде с IT-Agency, Paper Plans, Ingate и Molinos.

Комментарий эксперта:

Мария Пархоменко

PR-специалист

Мы активно привлекаем и сотрудничаем с партнерами на постоянной основе: проводим совместные вебинары, делимся новостями в рассылках, предоставляем специальные предложения. Это очень выручило нас в ситуации, когда в период подготовки к мероприятию были компании-отказники, которые в последний момент меняли планы. Это всегда стоит учитывать при планировании.

Поиск площадки мы начали в мае, мероприятие планировалось в ноябре. Наши главные критерии:

• стоимость;
• удобное расположение недалеко от метро;
• вместимость.

С этим проблем не возникло и буквально третий вариант нас устроил, внесение предоплаты запланировали на 21 сентября 2022 года. Но ситуация резко изменилась.

Новостная повестка изменила не только наши планы, но и очередной раз пошатнула event-сферу. Мы взяли длительную паузу, чтобы оценить ситуацию и посмотреть, что будет с более крупными мероприятиями отрасли. В основном они переносились в онлайн или отменялись вовсе

Комментарий эксперта:

Мария Пархоменко

PR-специалист

Мы решили не отказываться от нашей идеи и провести конференцию в онлайне. Несмотря на экстренное изменение планов, вся эта история переросла в целую концепцию мероприятия — «нет времени объяснять». А его действительно у нас не было, так как дату проведения мы решили не менять. Чтобы ускориться, мы распределили работы по подготовке между агентствами-организаторами, что ускорила процесс».

Сложившаяся ситуация спутала нам карты, но в то же время мы поняли, что действительно сейчас нужно бизнесу — ответы на вопросы:

• что теперь делать;
• как лучше действовать и как менять план развития;
• какие каналы сейчас работают более эффективно и т. д.

То есть все, что поможет остаться на плаву и продолжить развитие. Поэтому мы решили запустить опрос, чтобы:

• Выявить основные запросы аудитории — боли рынка и сделать выступления спикеров максимально актуальными. Так мы очень быстро определились со спикерами и темами докладов.
• Дополнительно прогреть аудиторию перед мероприятием.

Чтобы ускорить процесс разработки, мы выбрали решение на Tilda. Чтобы обеспечить возможность просмотра, использовали проверенную связку: Zoom → YouTube → лендинг с трансляцией и чатом.

Вот что у нас получилось:

Результаты опроса ведущий конференции озвучил в начале. Видео добавим в конце кейса

Комментарий эксперта:

Мария Пархоменко

PR-специалист

О факапах. Мы быстро собрали сайт, настроили и провели формы регистрации. До мероприятия оставались считанные дни, и мы в спешке запустили продвижение сайта. Позже мы обнаружили, что у некоторых пользователей между блоками на нашей посадочной появляется нежелательная реклама политического характера. Мы быстро устранили эту ошибку, но рекомендую всем — даже если вы запускали аналогичные проекты тысячу раз, всегда досконально проверять корректность всех настроек.

В этот раз для привлечения аудитории мы использовали только бесплатные источники трафика — собственные ресурсы и базы партнеров. За несколько дней удалось собрать 1672 регистрации. Конференцию посетили 1151 человек. Видео набирает просмотры и сейчас. Часть аудитории привел сам YouTube во время трансляции.

Вот что у нас получилось:

• Форс-мажоры. Невозможно быть готовым ко всему и учесть абсолютно все. Проведя работу над ошибками мы поняли несколько вещей:

  → Стоит двигать дату мероприятия, если понимаешь, что не успеваешь качественно подготовиться к мероприятию. Нам помог наш многолетний опыт и поддержка партнером, тем не менее дополнительное время дало бы нам больший профит.

→ Даже если вы уверены в технической составляющей, всегда стоит проверить все настройки еще раз. То же касается прогонов — встречайтесь со спикерами заранее для обсуждения технической части.

• Организация мероприятий — не всегда равно большой бюджет. Бюджет на организацию и проведения мероприятия составил 12000 рублей. Этого удалось достичь за счет распределения обязанностей между организаторами мероприятия, что практически полностью избавило нас от необходимости обращаться к сторонним подрядчикам.

• Партнерства и выстроенная система коммуникаций. Благодаря системной работы по привлечению партнеров, мы смогли:

  → привлечь дополнительную аудиторию при минимальном бюджете;

  → перестроиться и не отменять мероприятие даже в сложившейся ситуации;

  → запустить дополнительные активности, в том числе опрос, и сделать мероприятие действительно актуальным и полезным.